Sarah Depold
8. November 2022

Zeit­management für Selbstständige: 11 Tipps & Anleitung für deine Zeitplanung

Ich behaupte, mit Zeitmanagement kannst du einen trödelnden 8 Stunden Tag als Selbstständige in einen Teilzeit-Tag verwandeln. Seit einem Jahr arbeite in mit einem Zeitplan in meinem Alltag und möchte dir verraten, wie du dein Zeitmanagement für dich optimal anpasst & welche Tools & Bücher helfen - ohne Hektik. Nach dem Beitrag kannst du dein eigenes Business effizient und effektiv planen.

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Vergiss die meisten Zeitmanagement-Methoden

Die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip, die ABC-Methode oder Zettelwirtschaft: Welche Zeitmanagement-Methode passt zu Selbstständigen? Ich habe einige Bücher gelesen, Blinks in Kurzform auf Blinkist sowie etliche Podcast-Folgen gehört. Wie kann ich meinen Business-Alltag strukturieren? Ich bin Dreifachmama und selbstständig - ohne den sicheren Hafen der Festanstellung.

In meinem Bachelor-Studium lernte ich alle diese Methoden kennen und wendete sie alle im Studium an. Für meine Arbeit gebe ich nur noch 80 %. Pareto ist mein sehr guter Freund geworden. Die anderen Methoden haben durchaus ihre Berechtigung, zumindest in den alten BWL-Büchern.

Alte Zeitmanagement-Methoden in der Kritik

ALPENEisenhower
Schreibe alles auf, schätze ein, wie lange es dauert und plane den Tag. Es erfolgt eine Priorisierung & Nachkontrolle.Du sortierst die Aufgaben nach dringlich dringend bis unwichtig und nicht dringend. Unwichtiges landet im Müll.
ABC-MethodeAufgabenliste
Sortierung nach Wichtigkeit (A bis C) plus Planung der Dauer. Die meiste Zeit sollte in A-Aufgaben fallen.Alle Dinge hintereinander weg arbeiten. Ohne Priorisierung.

So richtig überzeugte mich nichts davon. Die Eisenhower-Methode ist ganz nett, weil hier reflektiert wird, was dringend und wichtig ist, und was in den Mülleimer kann. Die ALPEN-Methode erzeugt für mich noch mehr Stress, weil alle Aufgaben, die nicht geschafft wurden, in den nächsten Zeitslot übernommen werden. Es wird kein Fokus auf das Wichtigste im gesamten Business gesetzt.

Erste Schritte mit SEO lernen

Die ABC-Methode ist ähnlich. Hier wird ausgewertet, ob die wichtigsten Business-Aufgaben auch wirklich die meiste Zeit bekommen. Das finde ich wertvoll! So gibt es eine Kategorisierung von Aufgaben nach Themen. Dann wird deutlich, dass langfristig wirksame Dinge wie einen Blog schreiben, einen größeren Teil einnehmen sollten als ein Instagram-Reel drehen, das eh immer die falschen erreicht.

Die eine Frage sollte lauten:

Was ist die eine Sache, die dich wirklich weiterbringt?

Zeitmanagement kannst du lernen

Wenn ich dir Bücher empfehlen darf, die mein Denken hinsichtlich Zeitplänen beeinflussten, dann sind nur wenige. Zeitmanagement-Bücher, die das Rad nicht neu erfinden, dafür einen Schritt weiter gehen.

Die eine perfekte Variante gibt es sicher nicht. Allerdings gibt es die eine Frage, die Gary Keller in "The one Thing"* stellte: Was ist die eine Sache, die dich wirklich weiterbringt?

So einfach, wie die Frage klingt, umso inhaltsreicher ist sie. Ich analysierte meinen Alltag als Selbstständige. Denn ich wollte sofort alles: Meine Website erstellen, SEO selbst machen, parallel einen Podcast "SEO für Starter" hochziehen, Instagram rocken, ActiveCampaign* beherrschen und die krassesten Automationen erstellen und auch noch den besten SEO-Kurs erstellen.

Ich hatte jedoch täglich nur 5 Stunden Zeit für meine Arbeit als selbstständige SEO-Expertin und Bloggerin in unserem Elternmagazin mit Wunschzettel-App bitte.kaufen. Also startete ich mit Büchern.

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5 Buch-Tipps für Zeitmanagement

The one Thing* von Gary Keller und Die 1%-Methode* von James Clear sind die Bücher, die mich am besten auf den Alltag als Selbstständige mit wenig Zeit vorbereiteten. Zusätzlich finde ich Das 12 Wochen Jahr von B. Morgan und M. Lennington hilfreich.

Mehr Bücher braucht es nicht für den Anfang. Die Gefahr zur Überoptimierung der eigenen Zeit besteht durchaus. In die Falle tappte ich auch: Ich wollte immer effizienter und effektiver arbeiten. Erst später merkte ich, dass ich genau das Gegenteil bewirke und mich noch mehr stresse.

The one Thing

Warum The one Thing großartig ist? Es geht darum, sich ehrgeizige Ziele zu stecken. Darüber hinaus geht es tief in das Denken um die Wichtigkeit. Welche Aufgabe ich *wirklich* wichtig? Irgendwie ist doch alles wichtig: SEO, Social Media, Angebote erstellen, Kundenakquise usw. Aber was hat Einfluss auf meinen Erfolg?

Gary Keller nutzt hierfür Beispiele rund um die 80-zu-20-Regel, die 1906 von Vilfredo Pareto entdeckt wurde. Das Pareto-Prinzip sagt u. a. aus, dass mit 20 % der Mühe, 80 % der Ergebnisse erzielt werden.

Die Frage, die ich mir folglich stellen muss, ist: Wie können diese 20 % aussehen? Zeitmanagement ist hier direkt an den Erfolg geknüpft. Statt also Aufgaben unter Aufgabe zu schreiben, wird das Vorhandensein einer Aufgabe generell infrage gestellt.

The one Thing - das ist DER Buch-Tipp rund um Zeitplanung - sarah-depold.de
The one Thing - das ist DER Buch-Tipp rund um Zeitplanung

Zeitmanagement-Bücher zum Nachdenken

Das Café am Rande der Welt* ist etwas philosophisch. Was will ich eigentlich wirklich? Das ist der Grundgedanke, der allen Marketing-Plänen voran gedacht werden sollte.

Lass dich in Google finden

Ich war nicht sicher, ob ich mich darauf einlassen will, weil ich sehr zahlengetrieben bin. Dennoch überraschte mich das Buch, da es leicht zu lesen ist, spannend und dennoch etwas in mir bewirkte. Ich dachte darüber nach, WAS ich will. Nicht, wie ich alle Aufgaben in meine Zeit quetsche. Passt das alles so, was ich gerade mache?

Die sieben Wege zur Effektivität* ist einer der Klassiker, wenn es um Zeitmanagement und Optimierung geht. Stephen R. Covey geht es analytischer an. Ich würde sogar sagen, um einiges trockener. Dennoch lohnt sich ein Blick in dieses Business-Buch.

Das 12 Wochen Jahr* ist im Vergleich dazu das Gegenteil. Es ist sehr praktisch angelegt, sodass am Ende deine erste Planung für 12 Wochen steht. Schrittweise lernst du, worauf du bei der Planung von Aufgaben und dem Zeitmanagement achten kannst.

Buch-Tipps zum Thema Zeitmanagement für Selbstständige - sarah-depold.de
Buch-Tipps zum Thema Zeitmanagement für Selbstständige

Beispiel: Die eine Sache für mehr Erfolg

Ich habe ein SEO-Gruppenprogramm und verkaufe Selbstlernkurse wie den Keyword-Recherche-Kurs oder meinen SEO-Trello-Plan für Selbstständige. Diese Produkte sorgen bei mir für Umsatz.

Wie könnten die 20 % aussehen, damit ich mit den richtigen Maßnahmen die Verkäufe erhöhe?

  • Richtig gute SEO-Angebote erstellen
  • SEO-Maßnahmen ausweiten
  • Blogposts schreiben & alte aktualisieren
  • Podcast ausbauen
  • Vom Blog & Podcast elegant in den Newsletter verweisen
  • Newsletter verbessern (auf Basis der Zahlen)
  • Verkäufe durch Automationen erreichen
  • Instagram-Stories & Beiträge?
  • Facebook-Ads?

Meine Zeitmanagement-Methode beinhaltet also das Pareto-Prinzip also auch die Empfehlungen von Gary Keller. Ich weiß, dass meine SEO-Strategie die Richtige ist. Mein Newsletter und mein Podcast sind zudem eigene Plattformen, die keinen Social Media Algorithmen im weiteren Sinn ausgesetzt sind.

Bedeutet in der Praxis

Das heißt in der Praxis, dass ich an meinen Angeboten arbeite, um meine Zielgruppe glücklich machen zu können. Mit Copywriting, SEO und Texten, die überzeugen, löse ich die Probleme meiner Kundinnen.

Ich weiß, welche Maßnahmen ich durchführen muss. Ich werde Content erstellen: SEO, Newsletter, Podcast und diesen für andere Plattformen wie Instagram recyceln. Facebook-Ads lasse ich als kleines Experiment noch laufen. Bisher sind meine Ads-Kosten noch nicht wieder drin. Das ist mehr als eine Sache? Das ist meine Strategie für meine Online-Marketing-Kanäle.

Zu deiner Strategie sollte unbedingt SEO, also Suchmaschinenoptimierung, gehören. Starte am besten klein mit meinem Selbstlernkurs Keyword-Recherche.

Zeitplanung erstellen - Anleitung für Selbstständige

Als Angestellte arbeitete ich noch mit Trello. In eine Spalte plante ich meinen Sprint, also die nächste 2 Wochen. Das Buch Das 12 Wochen Jahr* plant mit 12 Wochen und Mini-Zielen. Das kann mit Trello auch abgebildet werden.

Trello reichte mir als Selbstständige jedoch nicht mehr aus, da ich als Solopreneurin alle Abteilungen eines Unternehmens ausfüllen muss: von der Buchhaltung, Einkauf, Marketing über Vertrieb und Social Media Marketing.

In ClickUp* habe ich verschiedene Ordner und viele Listen für meine Bereiche. Dort habe ich Dokumente mit meiner Wissensdatenbank und Projektplanung. ClickUp bildet meine gesamte Arbeit ab und ist mein Zeitmanagement-Tool meiner Wahl.

Ich kann Prioritäten vergeben, Zeit tracken, Dauer von Aufgaben festlegen, Abhängigkeiten erstellen, verschiedene Ansichten aktivieren und alle Inhalte miteinander verknüpfen. Es gibt viele Automationen, die mir die Zeitplanung in meinen Projekten vereinfachen.

Zeitplanung erstellen - Anleitung mit ClickUp

1. Listen anlegen

In einem Space (Arbeitsbereich) legst du verschiedene Listen an. Z. B. für Marketing, Buchhaltung, Organisation usw.

2. Aufgaben den Listen zuordnen

Alle Aufgaben, die es in deinem Business gibt, ordnest du nun einer Liste zu. Du kannst zudem auch Labels vergeben oder Dropdown-Felder anlegen, um die Aufgaben zu strukturieren. Schreibe wirklich alle Aufgaben in deine Listen!

3. Zeitmanagement optimieren: Lösche Aufgaben

Wie bei diversen Zeitmanagement-Methoden gelernt, löschst du die Aufgaben, die dich nicht weiterbringen. Wenn du niemals in deine Newsletter-Zahlen reinschaust, lösche die Aufgabe dazu. Alternativ wähle einen größeren Zeitraum bis zur nächsten Erledigung aus. Welche Aufgaben bringen dich wirklich zu deinem Ziel? (Buch: "The one Thing"*)

4. Priorisiere die Aufgaben

Priorität mit ClickUp vergeben - sarah-depold.de

Denke daran, dass etwa 20 % der Aufgaben rund 80 % des Umsatzes ausmachen. Nutze für dein Zeitmanagement das Pareto-Prinzip und finde heraus, welche Aufgaben dir Erfolg bringen. Diesen gibst du eine hohe Priorität. Du kannst in ClickUp nach Fälligkeitsdatum und Priorität sortieren. So siehst du immer, was am wichtigsten ist!

5. Erstelle deinen Wochenplan

Wochenplanung Zeitmanagement - Jeder Tag hat einen anderen Fokus - sarah-depold.de

Jeder Wochentag hat einen anderen Fokus. Die Wochenplanung ist dadurch deutlich leichter! Ob du nun wochenweise oder 12 Wochen im Voraus planst: Mit diesen Fokus-Tagen weißt du genau, wann Zeit für welches Thema ist. Besonders die Content-Tage sind strategisch wichtig.
Nutze mein Beispiel gern als Zeitmanagement-Vorlage für dein Business.

7. Plane deinen Tag

Arbeitstag als Selbstständige planen: Zeitmanagement optimieren - sarah-depold.de

Mein typischer Alltag als Selbstständige und Mama mit Haushalt und Familie ist kurz. Jedenfalls betrifft das den Teil, der bezahlte Ergebnisse liefern kann. Deswegen habe ich einen strikten Zeitplan, beruflich wie privat, um meine Aufgaben zu erledigen. Relevant ist hier, schlechte Gewohnheiten zu entdecken und nach und nach durch bessere zu ersetzen. Das empfiehlt James Clear in seinem Buch Die 1 %-Methode*. Ich muss noch eine Alternative für Nachrichten-Doomscrolling finden, z. B. Romane lesen.

8. Nutze die Pomodoro-Technik

Die Stunden für meine Arbeitszeit sind knapp bemessen. In ca. 5 Stunden kann ich am Tag dennoch einiges schaffen. Die Voraussetzung dafür ist Fokus. Ignoriere E-Mails, Nachrichten, Push-Meldungen und alles, was nichts mit deiner aktuellen Aufgabe zu tun hat.
Die Pomodoro-Technik eignet sich großartig für Fokus: Arbeite 25 Minuten, mache 5 Minuten Pause. Das erfolgt vier Mal immer Wechsel, bis es eine größere Pause gibt. Nutze gerne den Pomodo-Timer dafür!

9. Unerledigte Aufgaben verschieben

Schaffst du eine Aufgabe nicht, dann verschiebe sich auf den nächsten Tag, an dem das Thema denselben Fokus hat. So sitze ich nur freitags an meinen Angeboten und der Buchhaltung. Das kann in den meisten Fällen warten. Ist etwas dringend, zwacke ich in Ausnahmen auch etwas von einem anderen Tag ab. Dann habe ich falsch geplant und weiß es für die nächste Planung besser.

10. Plane deine Zeitplanung ein

Ich plane derzeit wöchentlich. Sinnvoller ist es, einen längeren Zeitraum vorab zu planen. Wähle den Zeitraum, der zu dir passt, wie zwei, vier oder auch 12 Wochen. Du koppelst die Aufgaben eng an deine Ziele. Lasse noch Zeitpuffer für unvorhergesehene Dinge frei. Die Planung für die Zeitplanung setzt du dir auch als Wiedervorlage in dein Planungstool! Damit hast du dein Zeitmanagement bestens im Griff!

Werkzeuge:

  • ClickUp

Meinen Arbeitstag richtete ich mir als Desktop- und iPad-Hintergrund ein. Somit sehe ich den Zeitplan stets vor mir. Fokus ist das Stichwort!

iPad-Hintergrundbild mit meinem Tagesplan - sarah-depold.de
iPad-Hintergrundbild mit meinem Tagesplan

6 Tipps für dein Zeitmanagement 

1. Nutze unbedingt ein digitales Tool wie ClickUp*. Alternativen dazu sind Notion, Asana oder auch Trello. Ich habe es ernsthaft versucht, mit einem Papierkalender zu planen. Es reicht bei größeren Projekten nicht mehr aus, da hier Abhängigkeiten nicht gut abgebildet werden können und der Überblick durch fehlende Verknüpfungen fehlt.

2. Tracke deine Zeit. Ein cooles und kostenloses Tool ist toggl. In ClickUp ist Zeiterfassung bereits integriert. Du bekommst bei der Auswertung der Aufgaben nach Zeit einen guten Überblick, wo du mehr Zeit einplanen solltest und ob die Aufgaben, die viel Zeit brauchen auch mehr Umsatz bringen. Erinnere dich an The one Thing!

3. Hustle bringt nichts. Warum den Tag mit verschiedenen Aufgaben vollknallen, die man doch nicht schafft? Warum hin und her wechseln zwischen verschiedenen Dingen wie Buchhaltung, Angeboten und Marketing? Plane deinen Business-Alltag mit Bedacht und setze auf Konsistenz. Das bedeutet: Setze auf SEO und andere nachhaltige Online-Marketing-Themen.

4. Lass den Feuerlöscher stehen. Nichts ist schlimmer, als immer Brände zu löschen. Ups, die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss raus! Die Rechnungen sind auch fällig! Und heute sollte zudem ein Blogbeitrag online gehen, während deine Kunden noch auf eine Antwort warten? Plane langfristig und setze dich lieber an wenige Aufgaben nacheinander. Lass es nicht zum Brand kommen.

5. Renne nicht jeder Möglichkeit hinterher. Es gibt großartige Chancen und Dinge, die vielleicht mal etwas werden können. Nutze die großartigen Chancen und lass den Rest liegen. Zum Anfang meiner Selbstständigkeit wollte ich alles lernen - zeitgleich. Ich holte mir unendlich viele Freebies, um nichts zu verpassen. Ich machte nichts wirklich richtig, weil mein Fokus fehlte. Was ist bei dir jetzt dran?

Womit du in Google gefunden wirst - Keyword-Recherche-Kurs - Sarah Depold

6. Ein Tag läuft nicht gut? Du bist krank, hast schlechte Laune, deine Regel? Dann geht’s an einem anderen Tag weiter, so einfach. Nutze deine Zeitpuffer, verschiebe die Aufgaben und gehe mit Netflix auf die Couch. Krank oder genervt arbeiten bringt nichts. Selbst wenn der Tag unbezahlt bleibt (wie bei vielen Selbstständigen ohne Krankengeld), dennoch geht es mir an diesen Tagen besser, als ergebnislos zu arbeiten. Das ist viel frustrierender.

Fazit: Mache deinen Zeitmanagement-Plan

Egal, welches Tool du für deine Planung nutzt, die Hauptsache ist, dass du eins nutzt! Starte sacht mit wenigen Aufgaben in deiner Zeitplanung, damit du den Überblick nicht verlierst. Es geht um die eine Sache, die wichtig ist, damit du mit deinem Business Erfolg hast.

Ich bin überzeugt, dass zu jeder Online-Marketing-Strategie Website-Optimierung (SEO!) dazu gehört. Nur wer bei Google gefunden wird, kann auch darüber gebucht werden, ganz einfach.

Weißt du schon, wen du erreichen willst und welche Fragen deine Zielgruppe hat? Darauf aufbauend findest du die Keywords, die deine Zielgruppe bei Google eingibt. Verwendest du diese Schlagworte in deinen Texten, kannst du damit besser in Google gefunden werden, ohne dass du Werbung schaltest. Dieser Prozess heißt Keyword-Recherche. Das lernst du mit wertvollen Video-Lektionen, Tabellen und Workbook in meinem Selbstlernkurs zur Keyword-Recherche. 👈

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Sarah Depold
Ich bin SEO-Expertin, seit 2008 im SEO-Business und war vor meiner Selbstständigkeit in Startups & KMU als Head of SEO sowie Head of Online-Marketing angestellt. Nun lehre ich SEO in Online-Kursen.
Mehr über mich und zum SEO-Kurs.

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